オフィスのデスクを整理するメリットは

オフィスのデスク周りをしっかり整理整頓すると、驚くほど業務が効率化します。　

整理整頓が出来ていないと業務の時間より探す事に時間をかけてしますことが多々見受られます。

デスクの整理整頓を行うことにより仕事に集中ができるだけでなく書類のセキュリティ対策にも役立ちます。

オフィスデスク周りの整理方法

デスク上部の整理方法

デスクの上に常時置くものはパソコン、電話機だけにすることが一つの目標です。

近年ではパソコンは個人のパーソナルロッカーに収納し、電話もなくす環境になりつつあります。

その様なことは難しいと考える人には書類や小物は出来るだけまとめて置くことをアドバイスします。

【書類の整理】

直ぐ使う書類や常に見る書類は縦型のファイルボックスをデスクの上に置くことをお勧めします。

ファイルは業務毎に分けて、ファイルのサイズを揃えるとスッキリします。

【机上ラックを使っての整理】　

デスクの上にラックを置くことでキーボードやマウスなどを収納スペースに確保できます。

高さ60cmくらいのデスクラックを置すると、ラックの上部にファイルを置くことが出来、その下の部分にパソコンなどを収納することができます。

デスク上段引き出しの整理方法

上段引き出しは利用頻度が高く小物が散乱してしまうことが多いです。

散乱すると必要な時に直ぐに使いことができず、探す時間の事を考えると効率的とは言えません。

まず引き出しから中身を出して、出来る限り似たものを分類分けしましょう。

使用頻度の高い順番に並べて頻度の高い順番に引き出し手前からの並べていきことが大切です。

次にその引き出しを仕切る事をしましょう。

100円ショップに行けば仕切りやトレー等が売っています。それを利用して整理していきましょう。

デスク下段引き出しの整理方法

下段引き出しは深さがあるのでファイル類の書類を収納することが多いです。

ファイルは背を上にしてファイリングするので、特にファイルの背表紙に表題を書き込んだり色分けして分類することが大切です。

使用頻度が多いファイルを手前にして直ぐに取り出せるようにすることが整理のコツです。

デスクの整理で押さえておきたいポイント

必要ないものを処分する

整理整頓をする際にまず最初にすべきことは必要なものと不要なものを分けることです。

不要なものは直ちに廃棄しましょう。

必要なものも毎日使うもの、1か月に数回使うもの、1年に数回しか使わないものと頻度に分けて分類します。

デスクの引き出しには毎日使うものだけを入れ、それ以外は近くの収納庫へ収納することをお勧めします。

使うものの定位置を決める

オフィス内の共有な備品としてホッチキス、パンチ、のり、定規などがありますが、紛失したり定位置から離れた場所に置きっぱなしなるなど散乱しがちになります。

特に使用頻度の高いものが紛失すると探す時間に多くを費やしたり、新しいものを購入したりするケースがあり、それは、会社にとって効率的ではなく不経済です。

共通で使う文具類は定位置を決めて、わかりやすいケースの中に収納することが大切です。

終業時にデスクの整理をする

デスクの整理を終業時に行うルールを作れば、ワーカーの整理整頓が習慣化しやすくなります。

習慣化すれば整理をしないで帰るワーカーは目立つ存在になってしまい、恥ずかしい思いをすることとなります。

結果としてデスクの上はすっきりした状態で翌日を迎えることができるでしょう。

フリーアドレスのデスクを整理する方法

近年座席を固定せずにフリーの位置に着席するデスクが導入されています。

リモートワークやフレックスタイムなど会社に出社する機会が毎日ではなく週に数回しか出社しないケースが増えています。

その様な理由でフリーアドレスデスクが増えています。

パーソナルロッカーを導入する

パーソナルロッカーとはワーカーの使うパソコンや書類などを収納するロッカーのことです。

フリーアドレスデスクに着席する前にパソコンや必要書類をロッカーから持ち出し執務することが一連の流れです。

移動用にバッグを利用する搬入路の確認

パーソナルロッカーからフリーアドレスデスクに持ち出す際にバッグに入れて移動するととても便利です。

荷物の量が多い時も取りに帰えることなく直ぐに業務に取り掛ることが出来とても能率的です。

まとめ

デスク周りにきちんと収納することで「使いたい時に直ぐに使える」環境が整えることが出来ます。

使いたいものがないと探す為の時間のロスや重複で再購入の経済的ロスが発生します。

出来るビジネスマンは無駄な時間を使いません。会社にとっても無駄な時間、お金は浪費

が積み重なれば業績を左右することの原因となります。

出来ることからデスク周りの整理を実践してみてはいかがでしょうか。

デスク周りの整理のことで相談をご希望の方は是非ご連絡ください。

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