フリーアドレスとは

フリーアドレスとはオフィスの中で従来の様な固定席を持たずにノートパソコンなどを使い自分の好きな席に座り働くスタイルのことです。

ある事例では出社してくじ引きをして席を決めるという会社もあります。

個人の席を決めないので空いている席に座る事ができワークスペースを有効に使うことができます。

フリーアドレス導入のメリット

オフィスの有効活用

フリーアドレスを導入することでオフィスのスペースを有効活用することが可能になります。

従来型のオフィスは社員ごとのにデスク、キャビネットなどが支給され、営業や出張そしてテレワークによる出社の人数の増減でデッドスペースが出てきます。

その一方、フリーアドレス導入のオフィスはレイアウト変更も比較的容易にすることが可能です。。。

ワーカー同士のコミュニケーションの活発化

フリーアドレスにより自由に座席を決めることができることにより部署部門の枠を超えたコミュニケーションが活性化します。

部署部門を超えたワーカー同士のコミュニケーションが思わぬシナジー効果を期待できます。

会社全体で考えるとイノベーションが起こる土壌が整備されることになるでしょう。。

業務効率、生産性の向上

業務内容やワーカーの性格によっては、ワーカー同士がお互いにコミュニケーションを取りながら業務を進めた方が効率的な場合と、個人的に集中して業務を進める方が効率的である場合があると思います。

フリーアドレスを導入したオフィスでは各ワーカーがその日の気分や業務内容によって適切な環境でデスクワークを進めることができます。

フリーアドレス導入のデメリット

初期投資の負担

レイアウト変更やオフィス家具、備品などの買い替えやネットワーク環境の整備の為の費用が発生します。

部署によってフリーアドレス導入が適さないケース

部署によってはフリーアドレスより固定席の方が適しているケースがあります。

終日デスクワークするような経理部門や総務部門では紙類の書類や帳票、伝票を使い運用する場合は固定席の方が効率的に業務を遂行させることができます。

フリーアドレスを成功させるポイントは

運用しやすいルール作り

社内の混乱を避けてスムーズな運用を成功させるためにルールを設定しワーカーへ周知徹底しましょう。

運用しながらワーカーとのコミュニケーションを取り、常にヒアリングをして改善をしていくことが大切です。

フリーアドレス導入による周辺ツールの紹介

フリーアドレス導入で快適に過ごすには、例えば私物の置き場所はパーソナルロッカーや可動式のデスクワゴン、モバイルバッグ等を利用して通路やデスク周りに物を置かない様にします。

フリーアドレスのデスクは多人数が座るので集中ができない場合に備え、個別ブースやローパテイションに仕切られた集中出来る場所を備えることが大切です。

文具や備品の一括管理

文具や消耗品は会社で一括管理して、ワーカー同士共有するようにしましょう。トレーに文具類一式を載せて決まった場所に置いておき、ワーカーには使い終われば必ず元に戻すための習慣化を徹底しましょう。

まとめ

近年注目を集めているフリーアドレスオフィス導入はコロナ禍を経てオフィス空間の有効利用に期待が見込まれます。

フリーアドレスのメリット・デメリットがありますので、フリーアドレス導入担当部署は充分なワーカーとのコミュニケーションやヒアリングをしてレイアウトをしていくことを勧めします。

一番大事なことは導入しても維持管理ができない企業が多くあります。

そのようなことないように維持管理のルール作りをすることです。

創業80年の経験と知識から、お客様に寄り添った快適なオフィス環境を提供します。

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